Monitorowanie pojazdów GPS a użytek prywatny: czy profesjonalne oprogramowanie jest zgodne z RODO?

Monitoring GPS to dla firm posiadających flotę samochodową kluczowy czynnik usprawniający jej funkcjonowanie. Jako że daje on możliwość pełnej kontroli nie tylko samych pojazdów, lecz także kierowców i ich pracy, nasuwa się pytanie o ochronę danych osobowych. Czy oprogramowanie do monitoringu floty oraz zarządzania nią spełnia wymagania RODO?

System lokalizacji pojazdu w firmie

Monitoring GPS to przede wszystkim szereg świetnych rozwiązań dla przedsiębiorstw, dzięki któremu można znacznie uprościć codzienną pracę. Aplikacja do zarządzania flotą dzięki zintegrowaniu z lokalizatorami GPS pozwala przede wszystkim na śledzenie położenia samochodów i czasu ich pracy oraz wyświetla informacje o odbywanych trasach. 

Dodatkowo daje użytkownikowi dostęp do danych historycznych pojazdów i tras, wszelkich raportów, interaktywnej mapy oraz ułatwia zarządzanie kosztami i kontrolę nad ważnymi terminami. Zawiera też wiele opcji i danych dotyczących kierowców oraz ich pracy.

Monitorowanie GPS pojazdów zgodne z prawem?

RODO wprowadziło wiele zasad zwiększających ochronę danych osobowych użytkowników. A przecież system GPS opiera się na gromadzeniu szeregu informacji, a także na identyfikowaniu kierowców poprzez przypisanie ich do danego pojazdu. 

Oprócz tego monitoring GPS umożliwia kontrolowanie czasu pracy kierowców i łatwe rozliczanie się z nimi, włączając w to automatyzację rozliczania prywatnych przejazdów i wykrywanie naruszeń z nimi związanych. Ponadto pracownicy za kółkiem mogą być również nadzorowani i oceniani pod kątem analizy stylu jazdy, co wpływać ma korzystnie na ekonomiczne i bezpieczne przemieszczanie się. 

Na pierwszy rzut oka takie funkcjonalności w sofcie mogą budzić pewne wątpliwości ze względu na kwestie związane z prywatnością i ochroną danych osobowych, jednak nie ma powodów do obaw. W pełni zgodny z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych jest system monitoringu GPS pojazdów od Navifleet.

Monitoring GPS pojazdów a RODO

Montaż monitoringu GPS w pojeździe służbowym wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów RODO – dane geolokalizacyjne identyfikują pracowników, są zatem danymi osobowymi. Obowiązkiem pracodawców jest poinformowanie podwładnych o stosowaniu w firmie monitoringu GPS i/lub uzyskanie od nich stosownych zgód, jeśli służbowe auta mają służyć także do prywatnych celów. Kierowcy muszą być powiadomieni o tym fakcie z odpowiednim wyprzedzeniem przed rozpoczęciem pracy, wraz ze wskazaniem administratora danych, czasu ich przechowywania oraz przysługujących załodze firmy praw.

Tryb prywatny wyłączający śledzenie pojazdów

W przypadku, gdy pracodawca wdrożył w swoim przedsiębiorstwie system np. od Navifleet oraz udostępnia kierowcom służbowe pojazdy do prywatnych przejazdów, pomocna okaże się funkcja trybu prywatnego. Możliwość przełączania się między trybem prywatnym a służbowym dla pracowników będzie zabezpieczeniem przed śledzeniem prywatnych kursów, dla pracodawców zaś prostym narzędziem do ich rozliczania. Uruchomienie trybu prywatnego powoduje wyłączenie śledzenia lokalizacji pojazdu oraz anonimizację danych z przejazdów, niewidocznych później w historiach tras i raportach.

Inne zalety trybu prywatnego

Korzystanie z trybu prywatnego oprócz wspomnianych zalet ma między innymi jeszcze jedną, istotną – psychologiczną. Pracownicy będą mieli poczucie prywatności w sytuacjach, kiedy jest ona niezbędna, przez co powinni złagodzić swoje podejście do drażliwej kwestii kontroli. Co warto podkreślić, obecność trybu prywatnego sprawia, że zgodnie z przepisami RODO kierowcy nie muszą wyrażać zgody na wdrożenie monitoringu GPS.

Identyfikacja kierowców, kontrola ich pracy oraz wszystkie pozostałe wymienione wcześniej funkcjonalności oprogramowania to tylko wycinek możliwości tej aplikacji. Warto zajrzeć na stronę producenta po szczegółowe informacje, w tym te dotyczące cennika i abonamentów, by przekonać się, bez których funkcji monitoring GPS pojazdów w firmie się nie obejdzie.